Keine Frage, Meetings sind wichtig. Oft, aber längst nicht immer. Viele sind sogar reinste Verschwendung von Zeit, Ressourcen und damit Geld. Fünf Gründe, warum ein Meeting auch gerne mal ausfallen darf. Oft können Meetings zur Last werden.
1. Gibt es überhaupt einen Grund?
Und täglich grüßt das Murmeltier! Das Meeting als Institution ist überflüssig. Wenn es keine Neuigkeiten gibt, keinen Austauschbedarf, der alle angeht, dann: Absagen. Nur um zu überprüfen, ob alle da sind, dafür bedarf es keines Meetings. Schließlich gibt es auch elektronische Alternativen.
2. Gut vorbereitet sein
Derjenige, der das Meeting anberaumt, sollte sich bewusst sein, dass er die Mitarbeiter von der Arbeit abhält. Wenn er dann noch schlecht vorbereitet ist, ist der Ärger unausweichlich. Auch sollte er sich Gedanken machen, wer an dem Meeting teilnehmen sollte. Muss es wirklich immer die ganz große Runde sein?
3. Schlechtes Timing
Ein Meeting um die Mittagszeit herum terminiert ist ein Rohrkrepierer. Außer, es gibt etwas zu essen. Wer hungrig ist, denkt nicht über das Projekt nach, sondern darüber, ob er Stammessen eins oder zwei in der Kantine nehmen soll. Hunger ist ein Ideenkiller. Auch kurz nach dem Essen ist ein schlechter Zeitpunkt. Der Körper ist noch im Verdauungsmodus, damit eher träge als rege.
4. Kosten bedenken
Überlegen Sie mal, was ein Meeting allein an Arbeitszeit kostet? Da kommen schnell mal ein paar tausend Euro zusammen, wenn etliche Leute daran teilnehmen. Ist es das wert? Das soll kein generelles K.o.-Argument sein, aber ein Anreiz, Meetings kurz und effizient abzuhalten. Zum Vorteil aller.
5. Und das Ergebnis ist…?
Es gibt nichts Schlimmeres, als Ewigkeiten zu konferieren und das Gefühl zu haben, es hat nichts gebracht. Deswegen legen Sie am Ende eines Meetings drei Dinge fest: Wie geht es jetzt weiter? Wer ist verantwortlich? Wann machen wir dazu ein Update?
Nachfolgend die kürzeste und beste Anweisung für Meetings, Diskussionen, Konferenzen, Gespräche, die ich kenne:
Sind nötig, kosten uns aber viel Zeit. Diese Zeit muß mit höchstmöglicher Effizienz genutzt werden. Hierzu sind außer der Beachtung der Grundregeln der Diskussionstechnik während des Gespräches folgende Punkte, gegen die immer wieder verstoßen wird, zu beachten:
1. Zuhören – ausreden lassen
2. Eigenen Beitrag straffen
3. Beim Thema bleiben
4. Nur sachdienliche Beiträge bringen und dulden
5. Bei gegensätzlichen Standpunkten die Form waren
6. Und nochmal: Zuhören!
Das Beste ist, wenn Sie das als Merkblatt vor dem Beginn eines jeden Meetings an alle Teilnehmer ausgeben und darum bitten genau zu lesen und sich auch daran zu halten. Das hilft Ihnen und Ihren Gesprächspartnern.
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